序
錢學森先生創(chuàng)立的航天系統(tǒng)工程思想是中國航天事業(yè)發(fā)展的重要指導思想,
其作為科學與哲學相結(jié)合的產(chǎn)物,被譽為當今學術(shù)界的一座豐碑。系統(tǒng)工程活動
是從用戶需求出發(fā),運用一系列工程研制策略、技術(shù)活動和技術(shù)管理活動以及跨
學科的專業(yè)技術(shù)活動,在進度、成本和其他約束條件下,
使系統(tǒng)滿足用戶的需求。中國空間技術(shù)研究院在長期的型號研究、設計、開發(fā)、生產(chǎn)、試驗、發(fā)射、
運行和應用中,不斷豐富和發(fā)展系統(tǒng)工程思想,形成了院長令、兩條指揮線、專
家評審會等系列管理方法。
經(jīng)過數(shù)十年發(fā)展,航天系統(tǒng)工程思想逐漸推廣到經(jīng)濟社會更為廣闊的領域,
衍生出軍事系統(tǒng)工程、農(nóng)業(yè)系統(tǒng)工程、社會系統(tǒng)工程、教育系統(tǒng)工程、法治系統(tǒng)
工程等眾多分支學科。航天系統(tǒng)工程思想在不同的細分領域也得到越來越多的應
用,例如本書就將之應用到三航論壇等高端會議項目管理上,采用矩陣式管理、
項目經(jīng)理制,制定工作分解結(jié)構(gòu)(WBS),狠抓流程與質(zhì)量管理,開展成本控制
與供應商管理等等,大大提高了工作效率和服務質(zhì)量,取得了較好的效果。
高端論壇會議是科學家、專家學者、政府機構(gòu)人員、企業(yè)家們交流科技成
果、分享工程經(jīng)驗、探討融合應用、實現(xiàn)產(chǎn)業(yè)落地的綜合性舞臺,是促進科技創(chuàng)
新、服務國民經(jīng)濟的重要載體之一。小到十余人的型號評審會、項目對接會,大
到數(shù)千人的產(chǎn)業(yè)論壇、峰會,都要直面用戶的需求以及進度、成本等約束,直面
一系列技術(shù)及管理活動,最終達成會議的目的和效果。
本書作者長期接觸航天系統(tǒng)工程思想并受其熏陶,自然而然地便在工作中形
成了相應的方法論。當他們將系統(tǒng)工程理論與項目管理理論融入論壇會議項目的
整體管理實踐后,從會議策劃到組織實施細節(jié),從流程管理、人員管理、經(jīng)費管
理到會務管理等,很多復雜、棘手的問題變得迎刃而解。長期實踐證明,這個方
法論很有航天特色。會議活動深入應用和貫徹系統(tǒng)工程,是一個不斷摸索和迭代
的過程,就如同具體型號有各自的系統(tǒng)管理實踐一樣,不同規(guī)模、不同主題、不
同舉辦方式的會議,也有著自己的系統(tǒng)工程實踐,需要在實際工作中與時俱進、
持續(xù)改進。
感謝中國空間技術(shù)研究院杰出青年基金的支持,讓我看到航天系統(tǒng)工程思想
與高端會議項目管理的有機結(jié)合。航天系統(tǒng)工程思想博大精深,具有廣泛的應用
價值。在新時代中國特色社會主義事業(yè)的發(fā)展進程中,
我們應該在原有的基礎上,深入挖掘,將其融入和運用于具體實踐工作,進一步促進航天學術(shù)技術(shù)和產(chǎn)
業(yè)交流,促進國民經(jīng)濟建設和社會科技發(fā)展。
目
錄
第1章概述……………………………………………………………………… 1
1.1 會議的意義及要素………………………………………………………… 1
1.2 會議的分類………………………………………………………………… 4
1.3 會議相關(guān)行業(yè)政策………………………………………………………… 6
1.4 航天高端會議的特點……………………………………………………… 8
1.5 航天系統(tǒng)工程與會議項目管理…………………………………………… 9
第2章會議項目團隊管理……………………………………………………… 13
2.1 組建工作機構(gòu)……………………………………………………………… 13
2.2 確定項目經(jīng)理……………………………………………………………… 15
2.3 項目經(jīng)理的關(guān)鍵素質(zhì)……………………………………………………… 19
2.4 建立責任矩陣……………………………………………………………… 21
第3章會議項目策劃與計劃…………………………………………………… 23
3.1 做好客戶溝通……………………………………………………………… 24
3.2 擬定總體策略……………………………………………………………… 25
3.3 制定實施途徑……………………………………………………………… 26
3.3.1 定義會議項目基線…………………………………………………… 26
3.3.2 建立會議項目管理架構(gòu)……………………………………………… 27
3.3.3 制定具體實施途徑…………………………………………………… 30
3.3.4 會議管理注意事項…………………………………………………… 41
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·Ⅵ· 航天高端會議項目管理
第4章會議流程管理…………………………………………………………… 43
4.1 技術(shù)流程工作的必要性…………………………………………………… 44
4.2 項目分解與技術(shù)流程的建立……………………………………………… 45
4.3 會議項目的進度管理……………………………………………………… 48
4.4 甘特圖在會議進度管理中的使用………………………………………… 52
第5章會議物資保障管理……………………………………………………… 55
5.1 物資保障管理工作的主要內(nèi)容…………………………………………… 55
5.2 物資保障的技術(shù)與方法…………………………………………………… 57
5.3 物資保障的分類方法……………………………………………………… 58
5.4 物資保障中的設計工作…………………………………………………… 60
第6章會議項目管理信息化…………………………………………………… 63
6.1 常用信息化系統(tǒng)…………………………………………………………… 63
6.2 會前工作的信息化………………………………………………………… 65
6.3 會中工作的信息化………………………………………………………… 68
6.4 會后工作的信息化………………………………………………………… 71
第7章會議論文管理…………………………………………………………… 73
7.1 會議論文處理流程………………………………………………………… 74
7.2 會議論文編輯與出版……………………………………………………… 76
第8章會議宣傳………………………………………………………………… 80
8.1 會議宣傳的必要性………………………………………………………… 80
8.2 會議宣傳階段劃分及任務………………………………………………… 82
8.2.1 宣傳階段劃分………………………………………………………… 82
8.2.2 宣傳渠道……………………………………………………………… 83
8.2.3 三航論壇品牌傳播案例……………………………………………… 84
8.3 媒體組織…………………………………………………………………… 86
8.4 通稿擬寫和審查…………………………………………………………… 87
目錄·Ⅶ·
8.4.1 通稿擬寫……………………………………………………………… 87
8.4.2 審查…………………………………………………………………… 88
8.5 效果評估…………………………………………………………………… 89
第9章參會代表管理…………………………………………………………… 92
9.1 接待人員分類……………………………………………………………… 92
9.2 接待禮儀…………………………………………………………………… 93
9.3 制定接待方案……………………………………………………………… 95
第10
章會議項目經(jīng)費管理…………………………………………………… 108
10.1 會議成本控制方法……………………………………………………… 108
10.2 會議項目的收支………………………………………………………… 110
10.2.1 會議收入…………………………………………………………… 110
10.2.2 會議支出…………………………………………………………… 112
第11
章會議采購與合同管理………………………………………………… 116
11.1 制訂采購計劃…………………………………………………………… 117
11.2 實施詢價和供方選擇…………………………………………………… 120
11.3 合同流程管理…………………………………………………………… 121
第12
章會務管理……………………………………………………………… 125
12.1 會前管理工作…………………………………………………………… 126
12.2 會中管理工作…………………………………………………………… 134
12.3 會后管理工作…………………………………………………………… 138
12.4 涉及會務服務質(zhì)量的注意事項………………………………………… 139
第13
章會議供應商管理……………………………………………………… 142
13.1 會議供應商開發(fā)………………………………………………………… 143
13.2 會議供應商的選擇……………………………………………………… 144
13.3 會議供應商管理主要指標……………………………………………… 145
·Ⅷ· 航天高端會議項目管理
13.4 會議供應商關(guān)系管理…………………………………………………… 150
附錄………………………………………………………………………………… 152
模板1 項目策劃溝通單……………………………………………………… 152
模板2 會議場地調(diào)研情況表………………………………………………… 154
模板3 籌備工作領導組成員及分工表……………………………………… 155
模板4 會議日程列表………………………………………………………… 157
模板5 會議詳細分工及時間進度表………………………………………… 160
模板6 會議征文通知示例…………………………………………………… 163
模板7 市內(nèi)車輛使用安排列表……………………………………………… 173
參考文獻…………………………………………………………………………… 174
書單推薦
