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　　1．體例。本卷所選資料按類項(xiàng)編輯，并依形成時(shí)間先后順序排列。
　　2．標(biāo)題。除少數(shù)標(biāo)題如報(bào)告、附件等的標(biāo)題未作更改外，其余標(biāo)題大多為編者所擬。
　　3．格式。（1）本卷中出現(xiàn)的各類應(yīng)用文體及表格，包括公函、私人信函、聘函、名錄、報(bào)告、計(jì)劃書(shū)、會(huì)議記錄、調(diào)查表、章程等，在忠實(shí)檔案資料的基礎(chǔ)上，盡量保持歷史原貌，不作統(tǒng)一范式處理。（2）公函、聘函多無(wú)臺(tái)頭。私人信函大多有臺(tái)頭，如“……道鑒”“勛鑒……”。（3）電文與信函格式不一樣，在處理中存在差異。（4）信函中一些習(xí)慣用詞，如“徑啟者”“謹(jǐn)啟者”“徑復(fù)者”“無(wú)任公感”“察閱”“查核”等，編者均保持其原貌，未作處理。（5）公函、訓(xùn)令等發(fā)文有字號(hào)標(biāo)注，但由于歷史原因和檔案保存的缺失，有些檔案字號(hào)并不完整，甚至空缺，從尊重檔案出發(fā)均保持其原貌。
　　4．編輯整理。（1）檔案中出現(xiàn)的異體字、通假字和繁體字，在編輯整理中統(tǒng)一改為簡(jiǎn)體字。（2）本卷匯編的檔案資料大多數(shù)沒(méi)有斷句，編者做了斷句處理。（3）為了簡(jiǎn)潔地反映每年教職員的人事、薪俸變化，大量使用表格，如某年度教職員名錄、某年度教職員薪俸表，這些表格大多是編者將散存在檔案中的資料歸類整理而成。教職員簡(jiǎn)歷一節(jié)也同樣是經(jīng)編者整理而成。（4）在檔案整理中出現(xiàn)少量的外文，由于檔案破損不清和手寫(xiě)體難辨，在錄人中難免存在錯(cuò)謬。（5）數(shù)字均保持原貌未作統(tǒng)一處理。
　　5．紀(jì)年及日期。落款時(shí)間均照原文采用民國(guó)紀(jì)年，標(biāo)題之下所采用的時(shí)間為公元紀(jì)年，是編者所加。由于檔案保存的原因，部分文件的時(shí)間無(wú)法查證，有的地方編者只能根據(jù)文件的內(nèi)容及前后聯(lián)系來(lái)處理；部分文稿同時(shí)存在擬稿、核稿、復(fù)核、發(fā)文等多個(gè)不同時(shí)間，無(wú)法準(zhǔn)確判斷其發(fā)文日期，只能選擇其一，難免存在臆斷錯(cuò)誤之處。有些文件無(wú)落款時(shí)間，然標(biāo)題之下卻有時(shí)間，乃編者根據(jù)文稿發(fā)送時(shí)間、批注時(shí)間或前后函電之聯(lián)系所做出的處理。有些文檔雖有落款時(shí)間，但僅有年份，而無(wú)月、日，編者均按原件殘缺不做處理。
　　編者
　　2009年2月